Apesar da larga oferta de aplicativos de gestão e comunicação específicos para os condomínios, muitos síndicos usam o WhatsApp para se comunicar com moradores, funcionários e outros participantes da administração do condomínio.
Existem diversas maneiras de usar o aplicativo de mensagens na gestão do condomínio, e não há uma resposta definitiva sobre se o uso é positivo ou não para todos os empreendimentos.
Porém, o WhatsApp não deve ser o canal oficial de comunicação entre a administração e os moradores. O ideal é que o síndico deixe claro, desde o primeiro dia, qual é esse canal e estimule os moradores a se comunicarem com ele por ali, sempre que possível.
O canal oficial pode ser um e-mail, um aplicativo do próprio condomínio, o livro de ocorrências, o site do condomínio, entre outros. E, assim como no WhatsApp, é fundamental que o síndico não deixe o morador sem resposta.
Como se comunicar bem usando o WhatsApp na gestão do condomínio?
Em 2017, o Brasil já contava com mais de 120 milhões de usuários do WhatsApp. Essa facilidade de poder se comunicar em tempo real com seus contatos pode ser um ponto positivo para a gestão condominial.
Além da forma privada – mensagem direta entre duas pessoas – há duas maneiras de se comunicar pelo WhatsApp: listas de transmissão ou grupos. Na lista de transmissão, o síndico agrega os contatos que devem receber as informações enviadas por ele. Só o dono da lista de transmissão consegue mandar mensagens.
Já os grupos podem ser criados por um administrador e ir agregando mais pessoas. No grupo, as pessoas podem interagir entre si, responder a perguntas uns dos outros, e é uma forma mais democrática de comunicação.
Deve haver, porém, muita atenção a quem é adicionado ao grupo, uma vez que um grande volume de informações sobre o empreendimento e seus moradores passa por ali.
Apesar de ser mais democrático, o grupo tem um ponto crítico para a vida cada vez mais corrida: o volume de mensagens pode ficar muito grande, impossível de acompanhar.
Cuidados e regras para grupos de WhatsApp no condomínio
Como tudo em condomínio, é fundamental que o grupo de WhatsApp tenha regras claras de uso. Além de deixar claras as regras, é dever do síndico, ou administrador, fazer com que as mesmas sejam cumpridas.
Evitar esse volume de mensagens desnecessárias ajuda muito o grupo a fluir como se deve: uma forma rápida de se comunicar com a gestão do condomínio.
O síndico deve ter disponibilidade para atender os condôminos, para tirar dúvidas de funcionários, para conversar com o conselho. Mas, principalmente, deve ter agenda para trabalhar. A comunicação tem um papel central na gestão.
Veja abaixo algumas regras para usar no grupo do seu condomínio!
(Copie e cole no grupo e adapte as regras como achar necessário)
- Esse grupo destina-se a comunicação referente a problemas, sugestões, elogios e críticas a respeito do nosso condomínio;
- Evite cumprimentos como “bom dia”e “boa tarde”, use-os apenas antes de escrever algo no grupo;
- Não poste memes, conteúdo sobre política, religião, futebol ou qualquer outro conteúdo que não seja referente à vida no nosso condomínio
- Está com algum problema urgente? Escreva ou ligue diretamente para o síndico. Em casos críticos, é ele quem vai poder dar a palavra final para o seu problema
- Pense bem antes de postar algo aqui. Críticas infundadas, xingamentos, acusações sem provas podem se transformar uma ação judicial
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